این دفتر برای ثبت و شرح وقایع گروه در جلسات اداری در نظر گرفته شده که توسط منشی اداری گروه تکمیل می‌گردد. موضوعاتی که در این دفتر به آن پرداخته می‌شود عبارتند از: زمان شروع و خاتمه‌ی جلسه آن روز ، حضور و غیاب خدمتگزاران گروه، گزارش خدمتگزاران گروه، موضوعات بررسی شده در آن جلسه، تصمیمات گرفته شده در آن جلسه و پیشنهادات ارائه شده جهت بررسی در جلسه اداری بعدی.